転職活動をする際、「Wordが使えますか？」と聞かれることは意外と多いものです。Wordは単なる文書作成ソフトではなく、ビジネス文書を作成するうえで欠かせないツールです。
しかし、「Wordはなんとなく使えるけど、実は詳しく知らない……」という方も多いのではないでしょうか？
この記事では、転職先で評価されるWordスキル5つを厳選して紹介します！どのような場面で役立つのか、具体例を交えてわかりやすく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。
ビジネス文書の基本フォーマットを理解する
Wordを使う際に、まず求められるのがビジネス文書のフォーマットを正しく作成できることです。 例えば、以下のような書類を作る機会があります。
- 社内向けの報告書・議事録
- 社外向けの請求書・契約書
- 採用関連の履歴書や職務経歴書
これらの書類は、適切なレイアウトやフォント設定がされていることが大切です。
ポイント
- フォントは「MS明朝」「MSゴシック」などを統一する
- 文字サイズは11～12ptが一般的
- 日付・宛名・本文・署名の配置を意識する
例えば、報告書を作成する場合、**「タイトル」「作成者」「日付」「本文」「結論」**の順番で構成すると、わかりやすくなります。Wordのテンプレート機能を活用すると、手早くフォーマットを整えられるのでおすすめです！
表や図を使って見やすい資料を作成できる
転職先で「Wordが使える」と評価されるためには、表や図を活用して、見やすい資料を作成できることが求められます。
例えば、会議資料や業務報告書でデータを整理する際、以下の機能が役立ちます。
- 「表の挿入」機能 → 数値データやリストを整理
- 「SmartArt」機能 → フローチャートや組織図を作成
- 「画像の挿入」機能 → 説明用の図を挿入して視覚的にわかりやすく
具体例
NG例： 文章だけで「売上の推移」を説明すると、読みにくい
OK例： 表を挿入し、「月ごとの売上」や「前年比」などを比較できるようにする
これらの機能を使いこなすことで、転職先でも「資料作成が得意な人」として評価されるでしょう！
スタイルや見出し機能を活用して統一感を出す
Wordでは、文章の「見出し」や「スタイル」を統一することで、読みやすい文書を作成できます。
例えば、報告書やマニュアルを作成する際に、
- 「見出し1」「見出し2」を設定する → 文書の構成がわかりやすくなる
- 「スタイル機能」を使う → フォントや文字サイズを統一
具体例
NG例： 各見出しごとにフォントサイズや色がバラバラで統一感がない
OK例： Wordの「見出し1」「見出し2」を設定し、全体のデザインを統一
さらに、「目次の自動生成」機能を使えば、大きな文書でもすぐに目次を作成できるので、プレゼン資料や提案書などにも役立ちます！
差し込み印刷で効率よく書類作成
転職先の業務で、大量の書類を作成する必要がある場合、Wordの「差し込み印刷」機能が便利です。
例えば、
- 顧客リストをもとに宛名入りの文書を作成
- 一斉送信する通知文のテンプレート作成
具体例
NG例： 100人分の宛名を手作業で入力してしまう
OK例： Excelの顧客リストをWordに読み込ませて、自動で宛名を挿入する
これにより、ミスを減らしながら、大量の文書を効率よく作成できます。業務効率化を求められる職場では、このスキルが高く評価されます！
ショートカットキーを活用して作業効率アップ
Wordをスムーズに使いこなすためには、ショートカットキーを活用することが重要です。
例えば、以下のようなショートカットキーを覚えておくと、作業時間を大幅に短縮できます。
| 機能 | ショートカットキー |
| コピー | Ctrl + C |
| 貼り付け | Ctrl + V |
| 切り取り | Ctrl + X |
| 元に戻す | Ctrl + Z |
| 太字 | Ctrl + B |
| 斜体 | Ctrl + I |
| 下線 | Ctrl + U |
| 検索 | Ctrl + F |
| 置換 | Ctrl + H |
具体例
NG例： マウスでいちいちコピー＆ペーストをして時間がかかる
OK例： Ctrl + C → Ctrl + V で一瞬で作業完了
転職先で「Wordを効率よく使える人」と思われるためには、ショートカットキーを活用し、作業のスピードを上げることが重要です！
まとめ
転職先で評価されるWordスキルは、単なる文章作成ではなく、「効率よく、見やすい文書を作れること」が重要です。
✅ ビジネス文書の基本フォーマットを理解する
✅ 表や図を使って資料を見やすくする
✅ 見出しやスタイル機能を活用し、統一感を出す
✅ 差し込み印刷で大量の書類を作成できる
✅ ショートカットキーを活用して作業効率をアップさせる
これらのスキルを身につければ、「Wordを使いこなせる人」として転職先でも高く評価されるでしょう！ぜひ、実践してみてくださいね。
アクアのおススメ講座
パソコンは全く初めて、でもちゃんと使えるようになるのか心配…という方も多いでしょう。アクアパソコン教室では、そんな方に向けた「転職お急ぎOffice」講座や「転職準備5万円パック」講座をご用意しております。パソコン初心者の方のための講座です。転職に向けてパソコンスキルが不安という方はぜひご受講ください。
無料カウンセリング・体験レッスンへお気軽に
受講前に相談をして決めたい、体験レッスンを受けたいという方のために、無料カウンセリングや無料体験レッスンを実施しています。「100回聞いても怒られない」マンツーマンレッスンですので、全く初めてという方でも安心して学べます。
事前予約制となっております。お電話またはネットにてご予約ください。
